Solo se emiten certificaciones para los envíos registrados, ya que son los únicos de los que tenemos constancia de la admisión o entrega. Estos documentos tienen validez legal frente a terceros.
Nunca se extiende una certificación sobre servicios o envíos cuya información no se encuentre en los sistemas a los que accede la Oficina o en la documentación depositada en la misma. Las solicitudes que se refieran a la imposición o al intento de entrega de un envío que tuvo lugar en otra Oficina distinta de la que admite la solicitud, y no se dispone de documentación o información en cualquiera de las aplicaciones disponibles (IRIS, MERCURIO, SGIE o SICER), se envían a la de origen del envío, por fax o correo urgente, para que ésta, una vez examinados sus archivos, extienda la certificación y la remita por correo urgente a la oficina que admitió la solicitud, para su entrega al solicitante. Cuando el Burofax haya sido puesto por el cliente de forma online a través de Mi Oficina, será el cliente quien deba solicitar la certificación desde esta, entrando en la opción de servicios a posterior!, las oficinas no deben admitir ninguna certificación de estos burofax, pues no tienen opción de poder emitirla. Las oficinas de Correos pueden emitir cuatro tipos de certificaciones:
El plazo en que se puede solicitar una certificación sobre un servicio es del plazo de permanencia de la documentación según la tabla de Archivo y Control de la documentación.
No obstante, si transcurrido ese plazo la documentación del citado servicio estuviera aún en poder de la oficina, se puede emitir la certificación solicitada. Si se trata de una certificación sobre un servicio de otra oficina, se ha de consultar, para confirmar si aún dispone de la documentación necesaria para emitir la certificación; si es así, se admite la solicitud y se cursa. En lo referente a la documentación que se remite a archivos externos, se envía solicitud al responsable de la zona para que solicite la documentación necesaria para emitir la certificación, y una vez emitida se devuelve para su archivo.
Solo se puede certificar el texto de aquellos envíos que podemos constatar el texto enviado. Por ello, si se trata de un Burofax Premium o Premium Plus, al quedar archivado en e-documento se puede certificar una copia del texto transmitido en cualquier momento, dentro del plazo de custodia contratado.
La solicitud de una certificación puede realizarse en cualquier Oficina de Correos y Telégrafos, sobre envíos registrados, que son los únicos de los que se tiene constancia de la admisión y de la entrega. El cliente deberá abonar el servicio en el instante en que lo solicita. La oficina puede emitir la certificación en el momento o en las 24 horas siguientes a la solicitud, salvo que sea necesaria su tramitación en otra Unidad.
Plazo para emitir la certificación: